Kiến thiết một ngày làm việc hiệu quả

Đại học là khoảng thời gian tích lũy kiến thức, ta trở nên chủ động hơn cùng với khối lượng dày đặc từ làm việc nhóm, project riêng đến tiểu luận…Sẽ có những khoảng thời gian cảm thấy cơ thể kiệt quệ, choáng váng với khối lượng công việc khổng lồ tưởng chừng không thể xử lý hết, một chút thời gian trong ngày để nghỉ ngơi xong vẫn luôn nớp nớp về công việc, bài vở. Ranh giới giữa cuộc sống cá nhân và công việc đang mờ dần và bạn đang mất dần sự kiểm soát... Tôi cũng có những ngày như vậy và tôi tin rằng chìa khóa để giải quyết những nỗi lo đó nằm ở cách chúng ta làm việc. Bởi vậy, tôi muốn chia sẻ bí kíp một ngày làm việc hiệu quả của tôi. 

“Stress comes from ignoring things which should not be ignored”

               - Jeff Bezos -

Với cá nhân tôi, một ngày làm việc hiệu quả luôn là kết quả của một sự chuẩn bị kỹ càng và sự cố gắng của bản thân trong suốt quá trình thực hiện. Chuẩn bị cho một ngày như vậy cũng như chuẩn bị cho một sự kiện, ngày của bạn cần phải được chuẩn bị từ trước đó. 

Bước 1: Lập kế hoạch

Đây là bước vô cùng quan trọng, kế hoạch chính là tấm bản đồ sao giúp bạn biết chính xác cần phải làm gì, khung giờ nào vào ngày hôm sau, tránh mất thời gian suy nghĩ ngẩn ngơ và rơi vào trạng thái “Decision fatigue” - sự suy giảm về hiệu suất và hứng khởi khi làm việc bởi có quá nhiều lựa chọn hoặc quyết định phải đưa ra.

Lập kế hoạch gồm hai bước chính:

1. Tạo To do list: liệt kê ra những mục tiêu bạn muốn hoàn thành trong ngày tiếp theo.

2. Ước lượng thời gian cần để hoàn thành và sắp xếp công việc thực hiện vào thời điểm nào trong ngày cho phù hợp, theo thứ tự ưu tiên. 

Về việc lập kế hoạch bạn có thể sử dụng sổ tay hoặc một số công cụ trợ giúp có thể kể đến như Google Calendar hoặc Notion. Đồng thời cũng áp dụng những tiện ích cải thiện năng suất giúp bạn có một ngày làm việc thực sự hiệu quả.

Bước 2: Thực hiện

Thực hiện chính là quá trình quan trọng nhất, tất cả những kế hoạch sẽ chỉ đều là trên giấy nếu bạn không hành động. 

Sự chú ý của chúng ta là nguồn tài nguyên có hạn, khi bạn tập trung, dành thời gian cho một việc đồng nghĩa bạn đã bỏ qua cơ hội tiến hành những công việc khác, đó là chi phí cơ hội. Vì vậy, hãy chuẩn bị, cố gắng loại bỏ hết những những sao nhãng có thể. Hãy thông báo trước với những người xung quan bạn thật sự cần tập trung trong những ngày sắp tới, bỏ điện thoại của mình sang một phòng khác hoặc ít nhất là tắt wifi và giữ chế độ im lặng, cố gắng tập trung hoàn thành công việc như tiến độ đã đề ra. 

Bước 3: Đánh giá và phần thưởng cho bản thân

Tôi nhận thấy đây là bước vô cùng quan trọng nhưng khá nhiều bạn không quá chú tâm tới bước này. Việc đánh giá giúp ta nhận ra những thiếu sót của mình trong khoảng thời gian tiến hành kế hoạch, từ đó rút kinh nghiệm, cải thiện qua từng ngày. Bởi bộ não của chúng ta khi lên kế hoạch thường có thiên kiến mọi chuyện sẽ diễn ra thật trôi chảy, một kế hoạch thành công sẽ là khi bạn có thể hoàn thành từ 70% đến 80% những mục tiêu của mình trong ngày hôm đó. 

Đừng quên những phần thưởng cho bản thân sau mỗi lần hoàn thành tốt. Dù có thể giản dị như xem một tập phim hay chơi một ván game với bạn bè nhưng đó là sự công nhận mà bạn dành cho chính mình. Và hãy nhớ rằng, ta không phải một cỗ máy ngày nào cũng như nhau, cơ thể chúng ta cũng có những ngày mệt mỏi, những ngày “không muốn làm gì cả”, vậy nên lắng nghe cơ thể, lập kế hoạch phù hợp, cố gắng hoàn thiện nó tới cùng! Chúc bạn luôn hoàn thành những kế hoạch và mong muốn của bản thân mình!

Tác giả: dôn guých

Nếu bạn đang gặp phải khúc mắc nào hoặc muốn chúng mình viết về điều gì thì hãy cứ comment ở phía dưới bài viết để Youth Confessions giải đáp nhé!